5+1 dolog, amitől a sajtóút nemcsak jól sikerül, hanem be is kerül a sajtóba
A sajtóutak reneszánszukat élik. A digitális zajban egyre többet ér az, ha az újságíró nemcsak hall egy cégről, márkáról, hanem személyesen is megtapasztalja azt, amit képvisel, és úgy ír róla cikket. Egy jól szervezett út inspirál, kapcsolatokat épít, és olyan cikkeket eredményez, amelyek hitelesek és élményszerűek. Ahhoz viszont, hogy egy meghívásra az újságíró felkapja a fejét, és a sales osztály is rábólintson, majd még jól is sikerüljön minden, átgondolt sztorira, precíz előkészítésre és még megannyi apróságra van szükség.
Számos sajtóutat szerveztünk az elmúlt években, és pontosan tudjuk, hogy mi a különbség a szimpla esemény és a valódi élmény között. Utóbbi az, amire el is megy az újságíró és ami után olyan cikket ír, amit évekkel később is szívesen elolvasol.
- KELL A WOW-FAKTOR
Minden sajtóút szervezése előtt fel kell tenni azt a kérdést, hogy mi lesz benne az, amit az újságíró máshol nem kaphat meg. A szerkesztőségek több meghívást is kapnak hetente, éppen ezért csak az olyan utak lesznek érdekesek számukra, amelyeknél érzik, hogy egyszeri, megismételhetetlen élményben lesz részük, és azért megéri autóba szállni, repülőre ülni.
Ha ez egy nívós konferencia vagy valaminek a bemutatója, akkor viszonylag könnyebb dolgod van, de egyébként gondolhatsz egy más módon nem, vagy nehezen elérhető hiteles interjúalanyra, akitől idézni lehet majd, vagy akár egy különleges helyszínre vagy érdekes programra is. A jó sajtóút nem feltétlenül pénz kérdése, sokkal inkább a történeté.
- A PÉNZÜGYEK, AVAGY MI FÉR BELE
És ha már a pénznél tartunk: ha nem kommunikálsz már a kezdetektől világosan a pénzügyekről, akkor az könnyen kényes kérdésekhez és félreértésekhez vezethet. Amíg te sem tudod pontosan, hogy mi fér bele a költségvetésbe, addig ne kezdd el szervezni az utat. Pontosan kell kommunikálni már a meghíváskor, hogy mit áll a cég, és mi az, amit nem, legyen szó utazásról, szállásról, étkezésről vagy programokról.
A tiszta kommunikáció időt és félreértéseket spórol meg mindenkinek. A transzparencia nemcsak udvariassági, hanem bizalmi kérdés is: az újságírók sokkal könnyebben mondanak igent, ha tudják, mibe vágnak bele.
- LAZÁN, DE PROFIN
A sajtóút nem nyaralás, de nem is egy szigorú sajtótájékoztató. Vannak ugyan kötelező elemei, de az a jó, ha semmi sem feszengős. A cél, hogy az információ és az élmény egyensúlyban legyen.
A legjobb sajtóút az, ami lazának tűnik, de profi szervezés áll mögötte. Amikor a vendégek azt érzik, hogy minden magától történik, pedig a háttérben komoly munka folyik. Mi ezért is javasoljuk, hogy a cégek pr-ügynökségi segítséget is bevonjanak. Mi ugyanis külső szemmel figyelünk a részletekre, koordinálunk, kérdezünk, segítünk, kapcsot képezünk a cég és az újságírók között.
Ha előre tudjuk, hogy lesz a programban némi szabadidő, akkor például előre megszondázzuk, hogy a meghívottak mit szeretnének csinálni. Van-e olyan hely, amit megnéznének és örülnének társaságnak? Szívesen megszervezzük nekik és velük is tartunk, ha igénylik. Vagy dolgozniuk kell, de nem találnak csendes helyet, esetleg bóklásznának egyedül, viszont ehhez jól jönne nekik egy helyi bérlet? Már el is intéztük.
- B TERVEKKEL A TARSOLYBAN, ÉS MÉG MINDIG LAZÁN
Mint minden rendezvényen, a sajtóúton is felbukkanhatnak akadályozó tényezők. Kültérre szervezett programon elkezdhet zuhogni az eső, késhet az előadó, lebetegedhet az interjúalany. Minden ilyen eshetőségre kell előre terv, hogy gyors átszervezést követően minden flottul haladjon tovább.
Egyik barcelonai utunk kezdetekor például irdatlan mennyiségű eső esett, ami miatt 9 órás késéssel indult a gépünk. 3 újságíróval reménykedtünk abban, hogy egyáltalán útnak indítsanak minket, és közben csaptunk egy welcome vacsorát a reptéren, ha már a hivatalosról lemaradtunk.
- ŐSZINTE KOMMUNIKÁCIÓ, SZAKMAI FELKÉSZÜLTSÉG
Az egész folyamat kulcsa a nyílt és őszinte kommunikáció. Az újságírónak tudnia kell, hogy mire számíthat, és neked is, hogy mit várhatsz el tőle.
Előre meg kell beszélni, hogy az újságíró hogyan szeretné feldolgozni a témát, milyen formában fog megjelenni a cikk vagy riport, és azzal ti elégedettek lesztek-e. Ahogy az előadókat, az interjúalanyt, úgy az újságírót is fel kell készíteni. Előre el kell küldeni neki a programot, a lehetséges interjúalanyok listáját, a cég bemutatását és az elérhetőségeket is. Ez nemcsak megkönnyíti a munkáját, hanem biztosítja, hogy a legfontosabb üzenetek pontosan menjenek át.
A siker kulcsa tehát a nyílt, előzetes egyeztetés, majd a folyamatos rendelkezésre állás.
+1: ÉS ITT MÉG NINCS VÉGE, AZ UTÁNKÖVETÉS IS FONTOS
A sajtóút nem akkor ér véget, amikor landol a repülő. Érdemes segíteni az újságírók munkáját helyszíni fotókkal vagy olyan adatokkal, amelyek nem szerepeltek a háttéranyagban, de az eseményen vagy az egyéni interjúk során elhangoztak. Ez nem tolakodás, hanem figyelmesség.
Egy jó sajtóút tehát nemcsak egy logisztikailag jól megszervezett pr-esemény, hanem közös élmény, amihez mindenki szívesen kötődik. Ha az újságírók azt érzik, hogy értéket, figyelmet és profizmust kaptak, akkor legközelebb is veletek akarnak majd utazni.
Mi hiszünk abban, hogy a jó sajtóút nem pusztán az utazásról, hanem az élményről és a történetről szól.
Ha szeretnéd, hogy a következő sajtóutadból inspiráló anyagok, hiteles megjelenések és hosszú távú sajtókapcsolatok szülessenek, szívesen segítünk a tervezéstől a lebonyolításig, keress minket!
